Verimli Çalışma İçin Gerekli Dijital Araçlar

Yaşadığımız şu zor Koronavirüs’lü günlerinde kişisel, kurumsal ve toplumsal olarak kırmızı alarmla karşı karşıya kalmış durumdayız. Tüm dünya önlem almaya çalışırken bireyler ve kurumlar da ayrıca tedbirlerini kendileri alıyor ve kriz süresince uzaktan online çalışma modelini uygulamak durumunda kalınabiliyor. Hal böyle olunca kişiler ve kurumlar da en etkili çalışma modelini araştırıyor ve gerekli araçları daha etkin kullanmak gerekliliğini hissediyorlar. Dijital araçlar bizlere bu anlamda hızlı, kolay erişim sağlanabilen, esnek ve maliyete uygun çözümler sunuyor.

#evdekal ma ve uzaktan çalışma süresince iletişimimizi, işimizi ve iş takibimizi, toplantılarımızı ve üretkenliğimizi etkileyecek ve verimini arttıracak kolaylıkla kullanabileceğiniz bazı gerekli araçları sizler için derledik.

Evden ya da uzaktan çalışmada verimliliği arttıracak Online Dijital Araçlar:

1. İletişim Araçları: Whatsapp, Telegram Uygulamaları
2. Online Toplantı Araçları: Microsoft Teams, Zoom, Skype, Google Hangouts
3. İş Takibi Araçları: Slack, Trello Uygulamaları
4. Dosya Yöneticisi Araçları: Yandex Disk, Google Drive, Dropbox, OneDrive Uygulamaları
5. Üretkenlik Araçları: Toggl, Clockify, Todoist, Microsoft To-Do Uygulamaları

Şimdi bu dijital araçları biraz daha yakından tanıyalım.

1. İletişim Araçları:

Whatsapp: Günümüzde her yaşta ve herkesin kullanabileceği kadar kolay olan ve iletişimin hem sesli hem de görüntülü olarak konuşma özelliğine sahip, dünyada yoğun olarak kullanılan ve en çok tercih edilen bir uygulamadır.

Web tabanlı ve ücretsiz sunuluyor olması da iletişim araçları arasında tercih edilmesini etkileyen en önemli etkenlerdendir. Bireysel kullanımla birlikte ekiplerin, Whatsapp grupları üzerinden de süreçlerini yürüttükleri ve yönettikleri bir uygulama özelliği taşımaktadır.

Whatsapp

Telegram: Bulut tabanlı hız ve güvenliğe odaklanan, mesajlaşma servisi olarak geliştirilen hızlı, basit ve ücretsiz bir yazılımdır.

Telegramı tüm cihazlarınızda aynı anda kullanabilir, mesajlarınız istediğiniz sayıda telefonunuz, tabletiniz veya bilgisayarınız arasında sorunsuz bir şekilde senkronize edebilirsiniz. Grup tartışmaları ve geri bildirim toplamak için güçlü bir platformdur.

WhatsApp’ın aksine, Telegram kesintisiz senkronizasyona sahip bulut tabanlı bir uygulamadır.

Telegram

2. Online Toplantı Araçları:

Microsoft Teams: Office 365’teki yeni sohbet tabanlı çalışma alanı olmakla beraber kiplerin ihtiyaç duyduğu araçlarla birlikte çalışan insanlar, konuşmaları ve içeriği bir araya getiren yeni bir uygulama deneyimidir. Microsoft Teams ekipler için konuşma deneyimi sunuyor.

Ekip sohbetleri tüm ekip tarafından görülebilir ayrıca özel görüşmeler de yapılabilir.

Microsoft Teams ile ekipler sesli ve görüntülü konferanslara katılabilir.  Kişiler emojiler çıkartmalar, GIF’lerle dijital çalışma alanlarına da kişilik ekleyebilirler. Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, vb. Microsoft Teams’de yer alır böylece insanlar ihtiyaç duydukları tüm bilgileri ve araçları kullanabilirler.

Microsoft Teams

Zoom: Bulut iletişimi kullanarak uzaktan konuşma ile görsel konferans hizmeti sunan bir uygulamadır. İş dünyasında özellikle ortak çalışmayı kolaylaştıran uzaktan toplantı, konferans, webinar ve platformlar arası dosya paylaşımı gibi özellikleriyle vazgeçilmezlerin başında gelen bu uygulama, fonksiyonel olmasıyla da etkili bir araçtır.

Tek bir iletişim platformu aracılığıyla iç ve dış iletişimleri, tüm toplantıları ve eğitimleri etkinleştirebilir. Ayrıca Zoom Meetings, takvim sisteminizle senkronize edilir ve masaüstü ve mobil cihazlardan kurumsal düzeyde video konferansı sunar.

Zoom

Skype: Skype, dünyanın konuşmasına olanak sağlayan bir yazılımdır. Milyonlarca kişi ve işletme Skype’ı ücretsiz görüntülü ve sesli birebir, grup görüşmeleri yapmak, anlık mesajlar göndermek ve Skype’taki diğer kişilerle dosya paylaşmak için kullanıyor. İş dünyasında da en çok tercih edilen uygulamalardandır. Skype’ı, cep telefonunuzda, bilgisayarınızda veya tabletinizde sizin için en uygun olanla kullanabilirsiniz. Skype’ı indirmek ücretsizdir ve kullanımı kolaydır.

Uzakta olan bir yakınınızla da görüntülü konuşarak ailenizin diğer üyelerini de görüşmelerinize dahil ederek özlem gidermek isteyebilirsiniz.

Skype

Google Hangouts: Google tarafından geliştirilen bir iletişim yazılımı ürünüdür. Google Hangouts, üyelerin bire bir veya bir grup halinde mesajlaşma, sesli ya da görüntülü video konferans yapma imkânı tanıyan bir iletişim platformudur.

Google Hangouts, bir grup insanın video konferans ekipmanı kurmasına gerek kalmadan iletişimde olmasını ve toplantı yapmasını kolaylaştırıyor. Uygulamanın performansı için oldukça beğenilmektedir. Hangouts, Google+ ve Gmail’de yerleşik olarak bulunur ve mobil Hangouts uygulamaları iOS ve Android cihazlar için kullanılabilir.

Hangouts

3. İş Takibi Araçları:

Slack: Ekibinizle birlikte sorunsuz bir şekilde çalışmanıza yardımcı olmak için e-postanın yerini alabilecek bulut tabanlı bir iş birliği uygulamasıdır.

Çevrimiçi olduğu kadar ekiplerin iletişim kurmaları ve birlikte çalışabilmesi için tasarlanmıştır.

Slack

Trello: Son derece esnek, kullanımı kolay bir Web tabanlı proje yönetim uygulamasıdır. İş ya da projeleriniz olsun, Trello ekibinizi organize etmenize, işlerinizi önceliklendirmenize ve takibine yardımcı olur. Yapılacak işleri, tamamlananları ve gelecekteki yapılacak hedeflerinizi aynı ekranda göstererek panoları, listeleri ve kartları ile projelerinizi eğlenceli, esnek ve motive edici bir yolla organize edilmesine yardımcı olur. Mobil cihazlar üzerinden de kullanılabilir.

Trello

4. Dosya Yöneticisi Araçları:

Yandex Disk: Yandex. Disk bir ücretsiz bulut hizmetidir, dosya depolama için güvenle kullanılabilecek sanal bir klasördür. Yandex sunucularında dosya depolamanızı sağlama servisi sunar. Disk’te bulunan dosyalarla internete bağlı herhangi bir cihazdan da çalışabilirsiniz. Dosyalarınızı Yandex Disk’e taşıyarak dosyalarınız bilgisayarınızda kayıtlıymış gibi çalışma imkanı sunar.

Yandex Disk

Google Drive: Google tarafından geliştirilen dosya depolamaya, düzenlemeye ve cihazlar arasında senkronizasyon sağlayan bir hizmettir. Google Drive, dosya ve belgelerin kullanıcıların sunucularında yani online bulut ortamında depolanmasına, paylaşabilmesine ve dosya paylaşımına olanak tanır. Office paketi aracılığıyla oluşturulan ve düzenlenen dosyalar Google Drive’a kaydedilir.

Gmail hesabı ile fotoğraf, YouYube, Play Store vb. tüm Google hizmetlerine erişmenizi sağlar. Kullanımı oldukça kolaydır.

Google Drive

Dropbox: Dropbox bir bulut depolama ve paylaşım ağı hizmetidir, farklı bir cihaz kullanıyor olsanız bile dosyalarınızı buluta kopyalayabilir ve daha sonra dosyalarınıza erişebilir ve sınırsız olarak dosyaları başkalarıyla paylaşabilirsiniz. Kişisel bir plandaysanız Dropbox bilgisayarınızdaki tüm dosyaları otomatik olarak kopyalamaz, bu nedenle kaydetmek istediğiniz dosyaları seçmeniz gerekir.  Her kullanıcıya ücretsiz 2 GB’a kadar veri saklama alanı verir.

Dropbox

OneDrive: Microsoft tarafından Microsoft hesabı olan herkese bulutta dosya barındırması için ücretsiz olarak sunulan önemli miktarda alan içeren İnternet tabanlı bir depolama platformudur. Microsoft hesabının tüm sahipleri ücretsiz olarak kullanılabilir.

OneDrive, kullanıcılarına çeşitli dosya türlerini internetteki diğer kişiler ve cihazlarla depolamaları, paylaşmaları ve senkronize etmeleri için kullanımı kolay bir yol sunar.

OneDrive

5. Üretkenlik Araçları:

Toggl: Özellikle uzaktan ve evden çalışmanın en güç ve insanları zorlayan noktalarından biri zamanı etkin ve verimli kullanmaktır. Toggl, günlük iş ve aktivitelerinizi farklı platformlarda takip etmenizi sağlayan bir zaman izleme uygulamasıdır. Düzelteceğiniz ve iyileştireceğiniz alanları belirleyerek iş akışınızı optimize etmenizi sağlayan bir verimlilik aracıdır. Notlarınızı, projelerinizi, görevlerinizi bu uygulama ile online ortama taşıyarak sizin ve ekibinizin hangi işe ne kadar zaman ayırdığınızı görebilir, işlerinizi daha planlı ve düzenli olarak yönetebilirsiniz.

Güçlü bir raporlama özelliği vardır. Bu anlamda en çok tercih edilen uygulamalardandır.

Web uygulaması, masaüstü uygulamaları (Windows, Mac, Linux), tarayıcı uzantıları (Chrome, Firefox) ve mobil uygulamalar (Android, iOS) ile kullanılabilir.

Toggl

Clockify: Clockify bir zaman izleme yazılımıdır. İş ve projeler arasında çalışma saatlerini izlemek için basit bir zaman izleyici ve zaman çizelgesi uygulamasıdır. Sizin ve ekibinizin zamanı izlemesini sağlar, böylece daha sonra zamanın hangi işlerle aktivitelere ayrıldığını görebilir ve verimliliği bu izlenime göre artırabilirsiniz. Ajanslar ve özellikle şu zamanda uzaktan ve serbest çalışanlar için tamamen ücretsiz bir zaman izleme aracıdır.

Clockify

Microsoft To-Do: Kurumsal bulut üzerine kurulu, gününüzü planlamayı ve yönetmeyi kolaylaştıran yeni, akıllı bir görev yönetimi uygulamasıdır. Wunderlist uygulamasının ardından gelen Microsoft To-Do, insanların düzenli çalışmasına ve her günden verimli olarak yararlanmasına yardımcı olmak için daha akıllı, daha kişisel ve sezgisel bir yol sunuyor. Yapılacaklar, iş projeleri için bir liste oluşturmanıza yardımcı olur. Hatırlatıcılar, son tarihler ve notlar ekleyerek son tarihleri ​​takip edebilir ve her listeyi renkli temalarla kişiselleştirebilirsiniz.

Microsoft To-Do

Todoist: Planlama ve iş yönetimi programı olan Todoist, bireyler, ekipler ve profesyoneller için işyerindeki büyük projelere kadar her şeyi yönetmek için kullanılabilecek güçlü bir görev yöneticisi yazılımıdır. Bu programla karmaşık görev yönetimini kolaylıkla yapabileceğiniz gibi iş üretkenliğinizi ve verimliliğinizi arttırabilirsiniz.

Kişisel ve profesyonel iş takip listelerinizi kolaylıkla oluşturabilirsiniz. Esnek kurulumu basittir. Birçok kullanıcı tarafından tercih edilmektedir.

Todoist